(目的)

第1条　この規程は、筑紫野・小郡・基山清掃施設組合(以下「組合」という。)における文書の管理について必要な事項を定め、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この規程における用語の定義は、次のとおりとする。

(事務処理の原則)

第3条　事務の処理は、文書によつて行うことを原則とする。

(文書記述の原則)

第4条　文書を作成するときは、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)の規定により、平易、簡素かつ明瞭に表現するように努めなければならない。

(文書取扱いの原則)

第5条　文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損又は紛失しないように注意しなければならない。

(秘密文書の原則)

第6条　秘密文書は、特に細心の注意を払つて取り扱い、当該事案者又は関係者以外の者の目にふれる場所に放置してはならない。

(文書整理の原則)

第7条　文書は、常に分類した上で整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

(文書の総括)

第8条　組合における文書の管理に関する事務は、事務局長が総括するものとする。

(収受の事務)

第9条　組合に送達された文書については、文書処理担当者において収受の事務を行うものとする。

(特殊文書の収受)

第10条　特殊文書を収受したときは、当該文書の封皮余白に受付印を押印し、特殊文書受付処理簿(様式第1号)に次に掲げる事項を記入しなければならない。

(普通文書の収受等)

第11条　普通文書を収受したときは、次に定めるところにより処理しなければならない。

(郵便料金未納等の郵便物)

第12条　郵便料金の未納又は不足の郵便物については、公務に関すると認められるもの又は事務局長が必要と認めたものに限り、料金を支払つて収受することができる。

(決裁文書の作成)

第13条　決裁文書を作成するときは、起案用紙(様式第3号)を用いるものとする。

(合議文書の決裁)

第14条　構成市町の所掌事務に関係する事案について起案したときは、事務局長の決裁を経た後、構成市町主管課等に合議するものとする。

(事前協議)

第15条　構成市町の所掌事務に関係する事案については、前条に規定する合議に代えて、あらかじめ構成市町主管課等と協議し、又は文書の写しを送付して意見を求め、意見の調整を行うことができる。

(決裁文書の持回り)

第16条　緊急又は機密を要する決裁文書その他重要な決裁文書については、その事案について充分説明することができる職員が持ち回つて決裁を受けなければならない。

(文書の施行)

第17条　事案担当者は、決裁を受けた文書で発送を要するものは、起案用紙に施行年月日及び文書番号を記入し、発送する文書を作成し、事務局長の閲覧を受けた後、発送する文書に公印及び契印の押印をしなければならない。

(文書番号)

第18条　文書番号は、次の表の区分に掲げる番号簿により処理するものとする。

(文書の発送)

第19条　発送は、職員が直接送達する場合を除き、郵送によるものとする。

(発送の手続)

第20条　郵送によるときは、郵便切手受払簿(様式第6号)又は文書郵送控簿(様式第7号)に必要事項を記入の上、発送するものとする。

(文書の整理方法)

第21条　文書の整理及び保管並びに保存については、原則として、ファイリングシステムを用いることとする。

(保管用具)

第22条　文書の整理及び保管には、キャビネット及びファイリング用具を使用するものとする。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書については、書庫、書棚等それぞれ適切な用具を使用することができる。

(文書の引継ぎ)

第23条　職員は、文書上の処理が完結したときは、当該文書を自己の手元においてはならない。

(完結文書の整理及び保管)

第24条　職員は、完結文書を必要に応じて利用することができるように、ファイル基準表に定める分類項目別に整理し、個別フォルダーに入れてキャビネットに収納しておくものとする。

(文書の保存年限)

第25条　保存文書の範囲及び保存年限は、法令等に規定するものを除くほか、別表第3に定める文書保存年限区分表を基準とする。ただし、事務局長が特に必要があると認めるときは、保存年限を伸縮することができる。

(保存年限の計算)

第26条　文書の保存年限は、暦年によるものは翌年の1月1日、会計年度によるものは翌年度の4月1日から起算するものとする。

(完結文書の保存方法)

第27条　保存を必要とする完結文書は、事務局長の指示を受けて、文書処理担当者が次の各号に掲げるところに従い保存しなければならない。

(簿冊による保存)

第28条　簿冊により保存する文書は、表紙及び背表紙を付し、これらに件名、年度又は年及び保存年限を記載し、保存しなければならない。

(書庫の管理)

第29条　書庫は事務局長が管理するものとする。

(文書の廃棄処分)

第30条　保存年限が満了した文書は、なお保存の必要があるものはさらに保存年限を付して保存し、その必要のないものは廃棄の処分をしなければならない。ただし、廃棄すべき文書のうち、機密に属するもの又は他に利用のおそれがあるものについては、焼却又は裁断する等適宜の処理をしなければならない。

(秘密文書の区分)

第31条　秘密文書は、その内容の秘密保全の必要度に応じて、次の2種類に区分するものとする。

(秘密区分の指定等)

第32条　秘密文書の指定は、前条の区分により、極秘については、管理者(議会、監査委員にあつては、それぞれ議長、代表監査委員)が、秘については、事務局長が行うものとする。

(秘密区分の表示)

第33条　秘密文書には、前条の規定により指定された秘密区分(取扱期間を含む。)を決裁文書にあつては合議意見欄に、その他の文書にあつてはその右上部に朱書で表示しなければならない。

(秘密文書の複製)

第34条　秘密文書は、複製してはならない。ただし、秘文書については、事務局長の承認を受けて複製することができる。この場合における複製文書については、第32条の規定による指定があつたものとみなす。

(秘密文書の保管又は保存)

第35条　事務局長は、秘密文書を施錠のできる保管庫に保管又は保存しなければならない。

(秘密文書の発送の方法)

第36条　秘密文書は、事務局長の指示を受け、携行、親展扱い又は書留郵便等により行うものとする。

(補則)

第37条　この規程に定めるもののほか、組合における文書の管理に関し必要な事項は、管理者が別に定める。