○筑紫野・小郡・基山清掃施設組合情報公開事務取扱要綱
平成19年4月2日
要綱第1号
第1 趣旨
筑紫野・小郡・基山清掃施設組合情報公開条例(平成19年筑紫野・小郡・基山清掃施設組合条例第1号。以下「条例」という。)に定める公文書の開示に関する事務(以下「公文書開示事務」という。)の取扱いは、別に定めがある場合を除き、この要綱の定めるところによる。
第2 定義
この要綱において使用する用語の意義は、条例の例による。
第3 開示請求の受付等
公文書の開示請求(以下「開示請求」という。)の受付、公文書の開示の実施その他の公文書開示事務は、管理者の事務部局(以下「組合事務局」という。)を経由して行うものとする。
第4 組合事務局が行う公文書開示事務
組合事務局は、次の公文書開示事務を行うものとする。
(1) 開示請求に関する案内及び相談に関すること。
(2) 公文書開示事務に関する連絡調整に関すること。
(3) 開示請求の受付に関すること。
(4) 公文書の写しの交付に係る費用の徴収に関すること。
(5) 審査請求の受付に関すること。
(6) 開示請求に係る公文書の検索に関すること。
第5 公文書を所管する実施機関が行う公文書開示事務
公文書を所管する実施機関は、次の公文書公開事務を行うものとする。
(2) 公文書の開示の実施に関すること。
(3) 審査請求事案の筑紫野・小郡・基山清掃施設組合情報公開審査会(以下「審査会」という。)への諮問に関すること。
(4) 審査請求に対する裁決及びその通知に関すること。
第6 開示請求に関する事前相談
組合事務局は、公文書の開示に関する問合せがあつたときは、当該問合せの趣旨を十分に把握した上で、開示請求の手続を説明するものとする。この場合において、次の各号のいずれかに該当する場合は、当該各号に定める説明、案内その他適切な対応をしなければならない。
(1) 開示請求の手続を要しない公文書である場合
組合事務局において従来から提供している公文書、開示請求がなされた場合に全部開示されることが明らかである公文書については、組合事務局における情報提供によつて対応する旨を説明する。
(2) 条例附則第2項に規定する公文書に該当しない場合
(3) 条例第19条の規定に該当する場合
条例第19条の規定に該当する公文書は、他の制度による閲覧等ができるため、閲覧等の手続や閲覧等ができる場所等を案内することを説明する。
第7 開示請求の受付
(1) 開示請求の受付窓口
開示請求の受付は、組合事務局において行う。
(2) 開示請求の方法
ア 開示請求をしようとするものは、条例第6条の規定により開示請求を実施機関に提出しなければならない。この場合において、開示請求をしようとするものは、郵送、ファクシミリ又は電子メール(以下「郵送等」という。)により開示請求書を提出することができる。
イ 開示請求をしようとするものは、代理人による開示請求を行うことができる。この場合において、組合事務局は、委任状の提出を求める等適切に対応するものとする。
(3) 開示請求に係る公文書の検索
ア 組合事務局は、開示請求をしようとするものが公文書を検索する場合は、迅速かつ的確な措置を講ずるものとする。
イ 組合事務局は、検索の結果、実施機関が開示請求に係る公文書を保有していないことが明らかになつたときは、開示請求をしようとするものに対し、その旨を口頭により説明するものとする。
(4) 開示請求書の記載事項の確認
開示請求書の記載事項の確認は、次のとおり行うものとする。
ア 「宛先」には、開示請求に係る公文書を保有している実施機関の名称が記載されていること。
イ 開示請求者(開示請求書を提出したもの。以下同じ。)の住所、氏名及び連絡先は、開示を実施する日時等の調整、開示決定等に係る通知書の送付等に必要なため、正確に記載されていること(押印の必要はない。)。特に、連絡先については、開示請求者本人に確実かつ迅速に連絡できる電話番号が記載されいること。
ウ 「開示請求する公文書の件名又は内容」には、公文書の名称又は実施機関が開示請求に係る公文書を特定し得る程度の公文書の具体的な内容が記載されていること。
エ 「請求する開示の方法」には、請求する開示の方法が、閲覧、視聴又は写しの交付のいずれであるかが記載されていること。
(5) その他の留意事項
ア 同一人から複数の開示請求があつた場合は、「開示請求する公文書の件名又は内容」に記載することができる範囲で、1枚の開示請求書により受け付けることができる。
イ 開示請求書を受け付ける段階で開示請求に係る公文書が著しく大量であることが想定される場合は、開示請求者に対し、できる限り分割し、又は対象を限定して請求するよう協力を要請する。
(6) 開示請求書の補正
ア 開示請求書の必要事項の記載に漏れがあるとき(不鮮明又は意味不明な記載である場合を含む。)は、開示請求書の提出時に補正を求めるものとする。
イ 郵送等による開示請求その他開示請求書の提出時に補正を求めることができないときは、後日に補正要求書(様式第1号)又は口頭により、相当の期間を定めて開示請求者に補正を求めるものとする。
ウ 前記イにより相当の期間を定めて開示請求者に補正を求めた場合において、開示請求者がその期間内に補正に応じないとき、又は連絡が取れないときは、当該開示請求を却下することができる。却下したときは、公文書開示請求却下通知書(様式第2号)により開示請求者に対し、通知するものとする。
(7) 開示請求書の受付時の説明
開示請求書が提出されたときは、開示請求書に必要事項が記載されていることを確認した後、開示請求書に受付印を押し、かつ受付番号を記入して、開示請求者に当該開示請求書の写しを交付する。この場合において、開示請求者に対し、次の事項について説明するものとする。
ア 開示請求があつた日の翌日から起算して14日以内に開示決定等をすること。ただし、補正を求めた場合は、その補正に要した日数を当該期間に算入しないこと。
イ 開示決定等をする日と当該公文書の開示を実施する日は異なる場合があること。
ウ 事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、開示請求があつた日の翌日から起算して30日を限度として決定期間を延長することがあること。
エ 開示請求に係る公文書が著しく大量であるため、開示請求があつた日の翌日から起算して30日以内にその全てについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生じるおそれがある場合には、その一部については延長後の期間を越えて開示決定等をすることがあること。
オ 開示決定(条例第11条第1項の開示決定をいう。以下同じ。)をした場合は、公文書の開示を実施する日時及び場所について開示請求者と調整した上で、書面により通知すること。
カ 写しの交付の方法により公文書の開示を実施するときは、当該写しの作成及び送付に要する費用を徴収すること。
(8) 郵送等による開示請求の受付
郵送等による開示請求があつた場合は、組合事務局は、開示請求書に必要事項が記載されていることを確認した後、受付印を押し、かつ受付番号を記入して、当該開示請求書の写しを開示請求者に郵送するものとする。
第8 受付後の開示請求(決定期間の起算日)の取扱い
組合事務局で開示請求書を受け付けた日を条例第12条第1項の「開示請求があつた日」とし、その翌日が決定期間の起算日となる。この場合において、開示請求書の補正を求めたときは、当該補正を求めた日の翌日から当該補正が完了した日までの日数は、決定期間に算入しない。
郵送等の場合は、開示請求書が組合事務局に到着した日を条例第12条第1項の「開示請求があつた日」とし、その翌日が決定期間の起算日となる。この場合においても、開示請求書の補正を求めたときは、当該補正を求めた日の翌日から当該補正が完了した日までの日数は、決定期間に算入しない。
第9 開示決定等の事務
1 公文書の特定
(1) 組合事務局は、開示請求書を筑紫野・小郡・基山清掃施設組合文書管理規程(平成15年筑紫野・小郡・基山清掃施設組合規程第1号)等に定める手続により収受し、速やかに、開示請求に係る公文書を特定するものとする。
実施機関において開示請求に係る公文書を保有していないことが明らかになつたときは、速やかに、その旨を公文書不開示決定通知書により開示請求者に通知するものとする。
(3) 開示請求に係る公文書を特定した後、当該公文書に条例第7条各号の不開示情報が記録されているか否かを調査するものとする。
2 決定期間の延長
(1) 条例第12条第2項の規定により開示決定等の期間を延長する場合
実施機関は、開示請求があつた日の翌日から起算して14日以内に開示決定等をすることができないときは、当該期間内に開示決定等の期間を開示請求があつた日の翌日から起算して30日を限度として延長する旨の決定をし、速やかに、公文書開示決定等の期間延長通知書により開示請求者に通知するものとする。この場合において、公文書開示決定等の期間延長通知書の「延長の理由」の欄は、延長する理由(事務処理上の困難その他正当な理由)をできる限り具体的に記載するものとする。
(2) 条例第13条の規定により開示決定等の期間を延長する場合(開示請求に係る公文書が著しく大量である場合)
実施機関は、開示請求に係る公文書が著しく大量であるため、開示請求があつた日の翌日から起算して30日以内にその全てについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生じるおそれがある場合には、開示請求があつた日の翌日から起算して14日以内に条例第13条の規定を適用する旨の決定をし、速やかに、公文書開示決定等の期限特例通知書により開示請求者に通知するものとする。この場合において、公文書開示決定等の期限特例通知書には、開示請求に係る公文書のうちの相当の部分について開示決定等をする期間、条例第13条を適用する理由、残りの公文書について開示決定等をする期限等をできる限り具体的に記載するものとする。
3 事案の移送
条例第15条の規定に基づき事案を移送する実施機関は、次の事務を行うものとする。
(1) 移送を受ける実施機関との協議を経て、事案の移送を決定し、開示請求書を送付する。
(2) 開示請求者に対し、事案移送通知書により事案を移送した旨を通知するとともに、移送を受けた実施機関にその写しを送付する。
(3) 移送を受けた実施機関との連絡を密にするとともに、開示請求に係る公文書の貸与その他の必要な協力を行う。
(4) 事案を移送した場合において、移送をした実施機関が移送前にした行為は、移送を受けた実施機関がしたものとみなされることに留意する。
4 開示決定等に係る通知書の記載方法
(1) 公文書開示決定通知書の記載方法
ア 「開示請求に係る公文書の件名又は内容」の欄
開示請求書の記載内容と同様とする。
イ 「公文書の開示を行う日時及び場所」の欄
(ア) 「日時」の欄
公文書の開示を実施する日時を記載する。日時の指定に当たつては、開示請求者と事前に調整し、開示請求者の都合のよい日時を指定するよう努めるものとする。
(イ) 「場所」の欄
公文書の開示を実施する場所は、原則として、組合事務局とする。ただし、電磁的記録等を開示するための専用機器が組合事務局に備え置かれていない場合、事務に支障がある場合その他やむを得ない事由がある場合は、適切な場所を指定するものとする。
ウ 「開示の方法の区分」の欄
請求する開示の方法が、閲覧、視聴又は写しの交付のいずれであるかが記載されていること。
(2) 公文書一部開示決定通知書の記載方法
ア 「開示請求に係る公文書の件名又は内容」の欄から「開示の方法の区分」の欄まで
前記(1)アからウまでと同じ
イ 「公文書の一部を開示しない理由」の欄
公文書の一部を開示しない理由の記載は、不開示情報の根拠規定及び当該規定を適用する事由が、当該書面の記載自体から理解され得るものでなければならない。この場合において、複数の不開示情報に該当する場合は、該当する不開示情報毎にその理由を記載する。欄に記載できない場合は、別紙に記載する。
ウ 「筑紫野・小郡・基山清掃施設組合情報公開条例第14条第2項の規定に該当する場合の公文書を開示することができる時期」の欄
公文書の一部を開示しない旨の決定の日から1年以内にその全部又は一部を開示することができるようになることが明らかな場合は、その時期を記載する。
エ 審査請求及び訴訟に関する事項の教示の欄
審査請求に関しては、審査請求をすべき行政庁を記載する。
(3) 公文書不開示決定通知書の記載方法
ア 「開示請求に係る公文書の件名又は内容」の欄
前記(1)アと同じ
イ 「公文書を開示しない理由」の欄
(ア) 条例第7条各号のいずれかに該当する場合は、公文書を開示しない理由の提示は、不開示情報の根拠規定及び当該規定を適用する事由が、当該書面の記載自体から理解され得るものでなければならない。この場合において、複数の不開示情報に該当する場合は、該当する不開示情報毎にその理由を記載する。
(イ) 存否応答拒否をする場合は、当該開示請求に係る公文書が仮に存在するとした場合に、どの不開示情報に該当し、当該公文書の存否を明らかにすることがなぜ不開示情報を開示することとなるのかを記載する。
(ウ) 開示請求に係る公文書を保有していない場合は、その旨及びその理由を記載する。この場合において、公文書を保有していない理由の記載は、「作成していない」、「取得していない」、「廃棄済み(○年廃棄)」等とする。
ウ 「筑紫野・小郡・基山清掃施設組合情報公開条例第14条第2項の規定に該当する場合の公文書を開示することができる時期」の欄
前記(2)ウと同じ。
エ 審査請求及び訴訟に関する事項の教示の欄
前記(2)エと同じ。
5 開示決定等に係る通知書の送付
実施機関は、開示決定等をした場合は、速やかに、その旨を公文書開示決定通知書、公文書一部開示決定通知書又は公文書不開示決定通知書(以下「開示決定等に係る通知書」という。)により開示請求者に通知するものとする。ただし、開示決定をした場合において、開示請求者の承諾があつたときは、公文書の開示を実施する際に、当該開示決定に係る通知書を交付することができる。
第10 第三者に関する情報の取扱い
1 第三者に対する意見照会
開示請求に係る公文書に第三者に関する情報が記録されている場合は、必要に応じ、当該第三者に対し、意見書を提出する機会を与えること(以下「意見照会」という。)ができる。条例第16条第2項の規定に該当する場合は、第三者に対する意見照会を行わなければならない。ただし、開示請求に係る公文書に記録された第三者に関する情報が、不開示情報に該当することが明らかであるとき又は不開示情報に該当しないこと(ただし、条例第16条第2項第1号の規定に該当する場合を除く。)が明らかであるときは、当該第三者に対する意見照会は行わないものとする。
(1) 意見照会により第三者に意見を求める事項
意見照会により第三者に意見を求める事項は、次のとおりとする。
ア 個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)については、個人の権利利益を害するおそれがあるものの有無
イ 法人等に関する情報又は事業を営む個人の当該事業に関する情報については、当該法人等又は個人の権利、競争上の地位その他正当な利益の侵害の有無
ウ その他必要と認める事項
(2) 意見照会の方法
ア 意見照会は、第三者に対して、当該第三者に関する情報が記録されている公文書について開示請求があつた旨を意見照会書により通知し、公文書の開示決定等に対する意見書により回答を求めるものとする。
イ 前記アにより第三者に対する意見照会をした場合、回答は1週間以内に行うよう協力を求めるものとする。
2 開示決定をした旨の通知
(1) 実施機関は、第三者から当該公文書の開示に反対の意思を表示した意見書が提出された場合において、開示決定をしたときは、直ちに、当該第三者に対して公文書開示決定に係る通知書によりその旨を通知するものとする。
(2) 実施機関は、第三者から意見書が提出された場合において、不開示決定をしたときは、当該第三者に対し、その旨を書面又は口頭により通知するものとする。
第11 公文書の開示の方法
1 文書、図画及び写真等
(1) 閲覧又は視聴
ア 文書、図画又は写真
(ア) 文書、図画又は写真の閲覧は、原則としてこれらの原本により行う。ただし、条例第17条第2項の規定に該当するときは、当該公文書の写しにより行うことができる。
(イ) 文書、図画又は写真の閲覧による方法でその一部の開示を実施する場合において、開示部分と不開示部分が頁単位で区分できるときは、不開示部分に係る頁を除いて閲覧に供することができる。ただし、その場合は、全体の頁数が分かるようにしなければならない。
イ 写真フィルム
写真フィルムの閲覧は原本により行い、その写し(印画紙に印画したもの)による閲覧は行わないものとする。
ウ スライド
専用機器による映写することによるスライドの視聴は、当該専用機器の通常の用法により行うものとする。
(2) 写しの交付
公文書の写しの交付は、原則として次の方法により行うものとする。
ア 文書、図画又は写真については、複写機により、当該文書、図画又は写真の写しを作成して、これを交付する。
イ 公文書がカラーである場合において、開示請求者から申出があつたときは、カラー複写に対応した複写機により当該公文書の写しを作成して、これを交付する。
ウ 文書、図画又は写真の写しの作成は、対象公文書の原寸により行う。ただし、文書、図画又は写真の原本がA0判を超える場合のほか、特別の事情があるときは、縮小して作成するものとする。
(3) 開示をする場合の留意事項
開示請求に係る公文書に不開示情報が記録されているときは、当該部分を黒塗りにするものとする。
2 電磁的記録(次項に該当するものを除く。)
(1) 用紙に出力したものの閲覧又は写しの交付
用紙に出力したものによる電磁的記録の閲覧又は写しの交付は、文書等と同様の方法で行うものとする。
(2) 専用機器により再生したものの視聴又はフロッピーディスク若しくはCD―Rに複製したものの交付
ア 専用機器により再生することによる電磁的記録の視聴は、当該専用機器の通常の用法により行うものとする。
イ 電磁的記録を専用機器により視聴に供する場合は、原本保護の観点から、原則として、条例第17条第2項の規定に基づきフロッピーディスクその他の専用機器において再生できる電磁的記録媒体にいつたん複製し、これを専用機器により再生したものを視聴に供するものとする。
ウ 電磁的記録の一部に不開示情報が記録されており、技術上の理由により、当該部分を区分して除くことが困難であるときは、用紙に出力し、当該不開示部分を黒塗りしたものを閲覧に供するものとする。この場合において、用紙に出力することができないときは、全体を不開示とし、開示を実施しないものとする。
エ 電磁的記録の写しの交付は、原則として用紙に出力したもの又はフロッピーディスク若しくはCD―Rに複製したものにより行い、当該写しは実施機関において作成するものとする。
オ 1枚のフロッピーディスク又はCD―Rに収まらない量の電磁的記録を複製し、交付する場合は、できる限り複数のフロッピーディスク又はCD―Rに分割して複製することとし、当該複製ができない場合は、用紙に出力するものとする。
3 録音テープ、録音ディスク、ビデオテープ又はビデオディスク(以下「録音テープ等」という。)の開示の方法
(1) 専用機器により再生することによる録音テープ等の視聴は、当該専用機器の通常の用法により行うものとする。
(2) 録音テープ等を専用機器により視聴に供する場合は、これを専用機器により再生したものを視聴に供するものとする。
(3) 録音テープ等の一部に不開示情報が記録されており、技術上の理由により当該部分を区別して除くことが困難であるときは、全体を不開示とし、開示を実施しないものとする。
第12 公文書の開示の実施
1 組合事務局又は指定した場所で開示を実施する場合
(1) 公文書の開示の実施に当たつては、実施機関の職員が立ち会うものとする。
(2) 公文書の開示の実施に当たつては、開示請求者に対して公文書開示決定通知書又は公文書一部開示決定通知書の提示を求めるものとする。
(3) 開示請求者が代理人により公文書の開示を受ける場合は、委任状の提出を求める等適切に対応するものとする。
(4) 公文書を閲覧し、又は視聴する者が、当該公文書を、損傷、加筆等の行為をするおそれがあるときは、その閲覧又は視聴を中止することができる。
(5) 開示請求者が指定の日時及び場所に来なかつた場合は、当該開示請求者に連絡し、別の日時及び場所を指定することができる。この場合において、新たに書面は交付しないものとする。
2 郵送により公文書の写しを交付する場合
(1) 郵送により公文書の写しを交付するときは、開示請求者から写しの作成に要する費用及び写しの送付に要する費用(以下「郵送料」という。)の合計額に相当する額の定額小為替又は普通為替証書(郵送料については、当該郵送料相当額の切手をもつて代えることができる。以下「定額小為替等」という。)の提出を求めるものとする。
(2) 送付された定額小為替等の額が写しの作成に要する費用と郵送料の合計額に満たない場合は、その旨を開示請求者に連絡し、不足額に相当する額の定額小為替等の送付を求めるものとする。
(3) 郵送による公文書の写しの交付を希望した開示請求者から、相当の期間内に写しの作成に要する費用又は郵送料の送付がない場合は、相当の期間を定めて催告を行うものとする。
(4) 郵送により公文書の写しを交付するときは、領収書をあわせて送付するものとする。
第13 審査請求があつた場合の取扱い
1 審査請求書の受付
開示決定等について、行政不服審査法(昭和26年法律第68号)による審査請求があつた場合は、組合事務局において審査請求書を受け付けるものとする。
2 審査請求をすべき行政庁
実施機関(以下この項において「管理者等」という。)には、上級行政庁がないため、管理者等がした開示決定等に対する審査請求をすべき行政庁は、管理者等となる。また、開示請求に係る管理者等の不作為に対する審査請求についても、同様とする。
3 実施機関における検討
審査請求書の送付を受けた実施機関は、当該審査請求が適法であることを審査するとともに、当該審査請求に係る開示決定等が妥当であるかどうかの検討を行うものとする。
4 審査会への諮問等
(1) 審査会への諮問
審査請求に係る実施機関は、前項の検討を行つた結果、開示決定等が妥当であると判断した場合は、条例第21条第1項各号のいずれかに該当する場合を除き、速やかに、審査会に諮問しなければならない。開示請求が適用対象外文書を対象としている場合又は開示請求者が補正に応じない等の理由により実施機関が当該開示請求を却下した場合における当該却下に対する審査請求についても、同様とする。
(2) 諮問をした旨の通知
審査会に諮問した実施機関(以下「諮問実施機関」という。)は、審査会に諮問した後、速やかに、条例第22条各号に該当する者に審査会諮問通知書により諮問をした旨を通知しなければならない。
(3) 審査会への公文書の提示
実施機関は、条例第30条第1項の規定に基づき、審査会から審査請求のあつた開示決定等に係る公文書(以下「審査対象公文書」という。)の提示を求められたときは、当該審査対象公文書を審査会に提示するものとする。
(4) 審査会への資料の提出
実施機関は、条例第30条第3項の規定に基づき、審査会から審査対象公文書に記録されている情報の内容を審査会の指定する方法により分類し、又は整理した資料を作成し、審査会に提出するよう求められたときは、これを作成し、審査会に提出するものとする。
5 裁決
諮問実施機関は、諮問に対する審査会の答申を受けたときは、これを尊重して当該答申があつた日の翌日から起算して14日以内に、審査請求に対する裁決をしなければならない。
6 第三者からの審査請求
(1) 開示決定に対する第三者からの審査請求があつた場合において、執行停止の申立てがあり諮問実施機関がこれを認めたとき、又は諮問実施機関が職権により執行停止を行つたときは、公文書の開示の実施を停止するとともに、開示請求者にその旨を通知するものとする。
(2) 開示決定に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却するときは、条例第23条第1号の規定により、審査請求に対する裁決の日と開示を実施する日との間に2週間以上の期間を置くものとする。
(3) 審査請求に係る開示決定等を変更し、当初の決定より開示する部分を拡大する裁決をすることとなつた場合においては、当該第三者である参加人が当該公文書の開示に反対の意思を表示している場合に限り、条例第23条第2号の規定により、審査請求に対する裁決の日と開示を実施する日との間に2週間以上の期間を置くものとする。
第14 苦情があつた場合の取扱い
1 公文書開示事務に苦情があるもの又は情報公開制度の運営等に関する苦情があるものは、実施機関に対し、苦情申出書(様式第3号)により苦情を申し出ることができる。
2 実施機関は、前項の規定による苦情申出書の提出があつたときは、速やかに、処理しなければならない。
第15 公文書の任意的な開示の取扱い
2 実施機関は、公文書の任意的な開示の申出に対する可否を決定したときは、公文書任意的開示回答書(様式第5号)により通知するものとする。
3 前2項に定めるもののほか、公文書の任意的な開示については、公文書の開示の例による。
第16 公文書の検索資料の作成等
1 検索資料の作成
組合事務局は、検索資料を作成するものとする。
2 組合事務局は、検索資料を一般の閲覧に供するものとする。
第17 条例の運用状況の公表
筑紫野・小郡・基山清掃施設組合情報公開条例施行規則(平成19年筑紫野・小郡・基山清掃施設組合規則第1号)第19条の規定による運用状況の公表は、次に掲げる事項について行うものとする。
(1) 開示請求の件数及びその処理状況
(2) 審査請求の件数及びその処理状況
(3) その他必要な事項
附則
この要綱は、公布の日から施行し、平成19年4月1日から適用する。
附則(平成28年4月1日要綱第1号)
この要綱は、平成28年4月1日から施行する。
